Pasos para una organización de eventos especial

Un evento es una ocasión especial, es una oportunidad donde muchas personas se reunirán haciendo alarde de sus mejores vestimentas y accesorios. Naturalmente las expectativas están muy altas en nuestros invitados. Por esa razón, debes tomarte la Organización De Eventos de manera muy seria.

Muchas personas esperan que la misma atención que ellos pusieron vistiéndose, arreglándose y preparándose para la gran noche se vea reflejada en el evento. Sabemos que puedes ser intimidante, pero aquí te dejamos algunas pautas o pasos para una organización de eventos memorable:

1.      Lo primero es lo más importante y es definir lo siguiente:

·        ¿Para qué es este evento?

·        ¿A quiénes beneficiará?

·        ¿Quiénes vendrán?

·        ¿Cuánto dinero tengo y quiero gastar?

Una vez definas todo esto, ya tendemos las bases hechas.

2.    Define el motivo del evento, la fecha y contrata un equipo. En este paso vamos a estimar o concretar la fecha para el evento, el lugar donde se celebrará el evento, la logística, la iluminación, decoración, sillas y mesas, música o DJ y más opcionales que consideres prudente. La fecha es importante, recuerda que hay meses que son estudiados y demostrados que son mejores para eventos y recuerda que las personas trabajan y tienen vidas ocupadas, fija una fecha accesible y viable para todos.

3.    Haz un cronograma: Todo debe salir perfecto a la hora de la organización de eventos, nada puede salir mal. Cientos si no miles de personas lo notarán y bajará la calidad y el impacto hacía tu audiencia.

·        Crea una lista de recursos o materiales: Ese día vas a necesitas muchas cosas, es recomendable que lleves un poco más de lo estimado.

·        Crea una lista de cosas por hacer. Agrega hora estimada de empezar dicha tarea y hora de culminación. Si es posible, agrega detalle que pueda clarificar la tarea, de esa manera se evitan confusiones o despistes a quien toque revisar esta lista.

·        Crea material para tu equipo: Usa gráficos y material instructivo que mantenga a tu equipo enfocado en todo momento.

4.   Saca tu presupuesto. Es sumamente importante que estimes un presupuesto en cualquier organización de eventos. Si lo hacemos, nada nos sorprenderá y no gastaremos más de lo que podamos o tengamos.  Crea un fondo de emergencia del 15 o 20% en caso de cualquier inconveniente, no querrás que ningún detalle del evento falle o falte.

5.    Trata de conseguir patrocinadores. Un evento es una excelente oportunidad para que marcas y negocios se exhiban. Esto mitigará tus gastos y hasta darte ganancias.

6.   Crea y envía las invitaciones. No te quedas corto con las invitaciones, trata de que sean más o igual de impresionante que el evento en sí.

¡Llega el día! Llegó el día y me imagino que tienes todas las listas de cosas por hacer y cronogramas. Es hora de atender a tus invitados como reyes y constantemente invitarlos a compartir su sincera evaluación.